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Sé lo que estarás pensando:

Otro artículo más para decirme que tengo que conocer en qué gasto mi dinero. ¡Menudo tostón!

Y sí, no te voy a mentir. Tienes razón. En este post te voy a explicar cómo llevar un seguimiento de tus ingresos y de tus gastos.

Pero primero déjame hacerte 3 preguntas. Sólo tres. Si conoces las respuestas a todas ellas puedes librarte de leer las aproximadamente 3000 palabras que vienen a continuación e ir directamente a los comentarios para contármelo.

¿Estás preparado? Empezamos.

  • Pregunta 1: ¿Sabes cuánto dinero ingresas al año?

Venga, la primera es sencilla, seguro que la sabes.

  • Pregunta 2: ¿Sabes cuánto dinero has gastado en lo que llevamos de año?

Salvo que estés leyendo esto en la primera semana de enero, esta pregunta es algo más complicada, ¿no?

  • Pregunta 3: ¿Cuánto dinero has gastado de más o de menos este año en comparación con el mismo día del mes anterior?

Te dejo unos minutos para que pienses las respuestas.

¿Sabes cuánto ingresas y cuánto gastas? Piénsalo

¿Conoces las respuestas? Piénsalas pero tampoco te estreses. Veremos cómo las podemos contestar.

¿Ya lo tienes?

Si has sabido responder a las 3 preguntas, ¡enhorabuena!

Son muy pocas las personas que conocen realmente lo que ingresan y lo que gastan al año.

Si no has podido responder las 3 preguntas, te invito a leer el resto del artículo. Estoy seguro de que sacarás alguna conclusión interesante que podrás aplicar en tu día a día.

Lo que realmente quiero que veas es que, si quieres tener bajo control tu economía o, más aún, si tu meta es llegar a ser algún día financieramente libre, hay que empezar por tener una buena base. Y uno de los primeros pasos que debes dar es llevar un registro de tus ingresos y de tus gastos.

Quédate conmigo y te daré algunas ideas sobre cómo hacerlo.

La necesidad de llevar un control de gastos

Hace unos cuantos (bastantes) años, Cova y yo fuimos de ruta por Bélgica y Holanda.

Se trataba de un viaje organizado. De esos paquetes donde una agencia te da todo hecho: avión, hoteles, comidas, desplazamientos, guías, etc.

Vamos, que el precio estaba cerrado y nos iba a salir por unos 1000 euros a cada uno.

Al viaje nos llevamos 400 euros en efectivo (200 cada uno), por lo que pudiese surgir. Era una cantidad elevada, pero queríamos llevar de sobra para evitar la clavada de las comisiones al sacar dinero de un cajero extranjero con nuestra tarjeta de crédito.

Lo pasamos genial y, a pesar de tener casi todo incluido en el viaje, sí que tuvimos que echar mano del dinero en alguna ocasión.

En más de una.

Y de dos.

Y de diez.

Cuando regresamos a Barcelona nos quedaban apenas 20 euros.

Tuvimos que sacar dinero en el primer cajero que vimos para pagar la comida de ese último día de regreso. Eso sí, el cajero lo buscamos de nuestro banco, para evitar comisiones.

¿Dónde se nos había ido tanta pasta?

Empezamos a recordar:

  • La comida y la cena del primer día.
  • Los chocolates belgas de aquella tarde libre.
  • Cervezas de diferentes tipos … deliciosas, por cierto. Nada que ver con la rubia de aquí.
  • Los quesos de la visita a aquella quesería.
  • Las entradas a algunos museos que vimos en los ratos libres.
  • Algunos pasteles y bretzels para matar el gusanillo.
  • Desplazamientos en taxi alguna noche que salimos.
  • Los cafés del coffee shop de Ámsterdam donde nos miraron raro por pedir sólo eso, un café.
  • La comida y la cena del último día en el extranjero, que iba por nuestra cuenta.
Gastos en comida durante los viajes

Nos encanta probar la gastronomía de allá donde vamos. ¿Lo habías notado?

Y poco más pudimos precisar. Conseguimos aclarar más o menos dónde habían ido a parar unos dos tercios del dinero, pero nunca supimos con exactitud en qué nos gastamos todo.

Puede parecer un poco exagerado, pero en general las personas nos comportamos así.

Vamos gastando, según lo que surge y, cuando nos queremos dar cuenta, no sabemos dónde se nos ha ido la mayor parte del dinero y nos parece increíble que nos haya durado tan poco.

De ahí la importancia de apuntar tus gastos.

El caso del viaje que te he contado ya no nos ha vuelto a pasar.

No quiero decirte que no gastemos más dinero de la cuenta en vacaciones. Ni que no nos demos caprichos. Pero ahora sabemos exactamente dónde ha ido a parar cada euro que sale de nuestro bolsillo.

Cualquier gasto que tenemos lo apuntamos.

Puede parecerte un esfuerzo inútil.

Para mí, lo inútil sería no hacerlo.

Ya tenemos ese hábito y apenas nos cuesta trabajo. Y créeme si te digo que desde que llevamos este registro hemos optimizado nuestros gastos.

No es que gastemos menos (que también), sino que gastamos mejor.

Para qué sirve tener un control de gastos

Es curioso. Muchas veces escucho a quienes tengo alrededor quejarse de lo rápido que se va el dinero.

Tienen razón.

Sin embargo, cuando después de pagar una cena recojo el ticket y me lo guardo, o apuntamos en el móvil cuánto nos ha costado, esas mismas personas, muchas veces, nos preguntan por qué hacemos eso.

Nosotros explicamos que nos gusta llevar el control de lo que gastamos cada mes.

Algunos nos dicen que somos unos maniáticos. Que no hace falta hacer eso y que es una pérdida de tiempo.

Otros, sin embargo, nos comentan que es algo que ellos mismos también deberían hacer, pero que les da una pereza enorme.

Tanto a unos como a otros, yo les animo a hacerlo, ya que una cosa es obvia:

si no sabes en qué gastas tu dinero, tampoco sabrás cómo mejorar tu ahorro.

Debes saber si puedes reducir gastos

Apunta tus gastos, calcula su importe, clasifícalos y sabrás de dónde puedes recortar.

Puede que ahora pienses que es imposible recortar tus gastos. Que únicamente pagas las facturas de los suministros que necesitas y te permites algún pequeño capricho.

Pero eso sólo lo dices por tu intuición.

Es probable que nunca hayas hecho un análisis detallado.

En ese análisis podrías detectar, por ejemplo:

  • Que estás pagando demasiado por tu factura de Internet o de luz y que hoy en día hay alternativas más económicas.
  • Que quizá ir en coche a trabajar no sea lo más  oportuno, o que te convendría contratar un bono de transporte.
  • Que estás pagando algún por algún servicio que realmente no utilizas (gimnasio, tele de pago,…).
  • Que comes demasiado fuera de casa y podrías empezar a llevarte un tupper al trabajo.
  • Que al mes estás gastando casi 30 euros en la cafetería de tu empresa y eso al año son más de 300 euros que podrías ahorrar.
  • O que el tabaco, aparte de tu salud, te quita más de 100 euros al mes de tu bolsillo.

En definitiva, si apuntas todos los gastos que haces en un mes y los clasificas, seguro que te llevas más de una sorpresa.

Cómo llevar el control de gastos de una casa

Ahora que ya conoces la importancia de llevar un control de gastos, quiero ayudarte a que empieces a crear tu propio registro.

Pero he de decirte que no tengo una fórmula mágica. No conozco una técnica infalible que te permita hacer esta tarea con la menor dedicación posible y obtener los mejores resultados.

No hay un método mejor o peor.

Lo que a unos le funciona, a otros puede no resultarles tan eficaz.

Pero, como en casi todo en la vida, una cosa está clara: lo importante es empezar.

Comienza anotando tus gastos de algún modo, analizándolos y extrayendo tus conclusiones.

Poco a poco, irás adaptando tu método a tu forma de ser y te sentirás más cómodo con él.

Y como por algo hay que empezar, te voy a contar cómo hacemos nosotros para llevar nuestro propio control de ingresos y gastos.

Si quieres, puedes tomarlo como base y hacer los ajustes que vayas necesitando.

Cómo hago yo mi seguimiento de ingresos y gastos

Realmente, el proceso que seguimos es realmente simple.

Todo lo tenemos registrado en una hoja de cálculo de Excel donde apuntamos todos los ingresos y todos los gastos que hemos tenido durante cada mes.

Pero no te pienses que vamos editando el fichero a cada momento, no.

Lo que hacemos es ir guardando los tickets de supermercados, restaurante, tiendas, etc. en un cajón y un par de veces al mes los pasamos a la hoja de cálculo.

Los tickets de la compra son indispensables para conocer tus gastos

Esto me encuentro muchos meses al abrir mi cajón de gastos.

Hay veces en las que no nos dan ticket, por ejemplo cuando compramos una barra de pan. En estos casos, apuntamos el gasto en el móvil, en una aplicación de notas que ya nos venía instalada (si no tienes una, te recomiendo ésta).

También hay pequeños gastos que son recurrentes, como el café del trabajo. Estos gastos no los vamos apuntando uno a uno, sino que estimamos cuánto ha sido al final del mes y los apuntamos juntos.

Por ejemplo, si el café cuesta 1,10 euros y el mes tiene 20 días laborables, hacemos un apunte de 22 euros para ese mes con el concepto “cafés trabajo”.

Al final de cada mes, además de pasar a la hoja de cálculo los tickets y las notas del móvil que nos quedan pendientes, abrimos la aplicación del banco y anotamos en nuestro fichero Excel:

  • Los movimientos de la tarjeta.
  • Los recibos y pagos cargados directamente en la cuenta.
  • Los ingresos.
  • De esta forma, ya tenemos registrada toda la actividad del mes y podemos compararla con la de otros meses para sacar nuestras propias conclusiones.

Sencillo, ¿no crees?

Para animarte a empezar, te animo a descargarte mi plantilla de ingresos y gastos.

Sigue conmigo y te contaré cómo puedes utilizarla.

Mi plantilla de excel para el control de ingresos y gastos domésticos

El primer paso es hacerte con la plantilla. Para ello, sólo tienes que suscribirte a mi blog y la recibirás completamente gratis.

La plantilla está creada en una hoja de cálculo de Google, por lo que necesitarás una cuenta de Gmail para poder utilizarla.

Una vez confirmada la suscripción al blog recibirás un correo con un enlace a la plantilla. Al abrirla, verás que sólo puedes ver su contenido y no puedes hacer ninguna modificación.

No te preocupes, simplemente debes hacerte una copia en tu cuenta de Google Drive para poder editarla.

El proceso es muy sencillo.

Lo primero, si no lo has hecho ya, es iniciar sesión en tu cuenta de Google. Puedes hacerlo a través del botón “iniciar sesión” que se muestra en la parte superior derecha.

Una vez dentro de tu cuenta de Google, vas al menú “Archivo” y haces clic sobre la opción “Hacer una copia”.

Eliges un nombre para tu plantilla, seleccionas una carpeta dentro de “Mi Unidad”, pulsas “Aceptar” y ¡listo! Ya tienes tu propia hoja de control de ingresos y gastos en tu Google Drive.

Plantilla de control de gastos - copia en Google Drive

Debes hacerte una copia de mi plantilla de control de gastos en tu Google Drive si quieres utilizarla.

Ahora te explicaré cómo utilizarla.

Verás que hay 3 tipos de pestañas:

  • La pestaña Resumen.
  • Las pestañas con los nombres de los meses.
  • La pestaña Categorías.

Empecemos por esta última.

Categorías de gastos e ingresos

En esta pestaña verás dos listas: una para los tipos de gastos y otra para los tipos de ingresos.

Plantilla de control de gastos - pestaña categorías

En la pestaña «Categorías» podrás añadir tus propios conceptos de ingresos y gastos.

Inicialmente, está completada con los valores que a mí me resultan útiles en mi día a día.

Seguramente, la mayoría también serán útiles para ti, pero puede que algunos conceptos te sobren o que haya algún tipo de ingreso o gasto que eches de menos.

No hay problema. Puedes editar los valores a tu gusto, de forma que se ajusten más a tus actividades.

Únicamente debes tener cuidado en un par de cosas: no dejes celdas en blanco entre valores y no añadas más datos fuera de las líneas que definen las dos listas.

Control de ingresos y gastos mensual

Pasamos ahora a las hojas de los meses, que son las que realmente vas a editar con mayor frecuencia.

Plantilla de control de gastos - registro por meses

En las pestañas mensuales apuntarás tus ingresos y gastos de cada mes. Arriba verás los resúmenes totales y por tipo de gasto.

Estas pestañas tienen dos tablas: una donde meterás los gastos del mes y otra donde podrás introducir tus ingresos.

Las dos tablas tienen la misma estructura, que está formada por 4 columnas:

  • Fecha: aquí pondrás la fecha del gasto o del ingreso en cuestión, con el siguiente formato dd/MM/AAAA (es decir, día/mes/año). Por ejemplo: 15/06/2020.
  • Importe: la cantidad que has gastado o que has ingresado. Si pones decimales, utiliza la coma de separador (por ejemplo: 15,45). El símbolo del € se pone solo.
  • Concepto: la descripción que puedas realizar sobre el ingreso o sobre el gasto. La idea es que te resulte útil cuando dentro de un tiempo quieras saber exactamente a qué responde ese movimiento.
  • Clasificación: utiliza la flechita que aparece en la celda para desplegar los posibles valores y seleccionar el más adecuado. Te habrás dado cuenta de que esos valores son los que has completado en la pestaña “Categorías”. Si no encuentras ningún valor en el desplegable al que asociar el ingreso o gasto, ve a dicha pestaña “Categorías”, añádelo en la lista que corresponda y vuelve a  la pestaña del mes. Comprobarás que el nuevo valor ahora ya te aparecerá en el desplegable para seleccionarlo.

Conforme vayas introduciendo movimientos en estas dos tablas verás que los datos de la parte superior de la pestaña se van actualizando.

En esta parte superior hay dos tablas. En ellas se muestra el resumen del mes.

En la primera tienes, de un simple vistazo, la visión general del mes: cuánto has ingresado, cuánto has gastado y cuál ha sido tu ganancia de dinero (resultado positivo) o tu pérdida (resultado negativo).

En la segunda tabla tienes recogidos los totales de todos los tipos de gastos, de forma que puedas apreciar dónde se te está escapando el dinero.

Ten en cuenta que en estas dos tablas de la parte superior tú no tienes que tocar nada. Todos los datos se actualizan en tiempo real a partir de los datos que introduces en las tablas de ingresos y gastos del mes.

Resumen anual de ingresos y gastos

La última de las pestañas que nos queda por comentar, y que realmente es la primera que aparece en la plantilla, muestra el resumen de todos los movimientos del año.

Plantilla de control de gastos - resumen anual

En el resumen anual verás cómo te ha ido el año, en forma de tablas y mediante gráficas.

En la parte de arriba tienes 4 tablas, que te detallo a continuación:

  • Resumen del año: es la visión general del año. Aquí puedes ver rápidamente qué tal te está yendo. Cuánto has ingresado, cuánto has gastado y cuál ha sido tu ganancia de dinero (resultado positivo) o tu pérdida (resultado negativo).
  • Ingresos totales por mes: muestra una recopilación de la suma de ingresos de cada mes.
  • Gastos totales por mes: lo mismo que la tabla anterior, pero para los gastos.
  • Gastos totales agrupados por clasificación: recoge los totales de todos los tipos de gastos. Es lo mismo que ya vimos para cada mes pero, en este caso, para el total del año completo.

A continuación podrás ver dos gráficas.

Como dicen que una imagen vale más que mil palabras, estas gráficas te muestran la misma información que las tablas anteriores pero de forma mucho más visual.

  • La primera gráfica recoge los datos de las tablas ingresos totales por mes y gastos totales por mes.
  • La segunda gráfica representa en forma de quesitos la información de la tabla “Gastos totales agrupados por clasificación”.

Finalmente, debajo de las gráficas hay otras dos tablas, una para gastos y otra par ingresos, donde se recopilan todos los movimientos que has incluido en cada una de las pestañas de los meses.

Recuerda que en esta pestaña Resumen no tienes que modificar nada. Todos los datos se actualizan automáticamente a partir de la información que metas en las pestañas de los meses.

Por lo tanto, lo único que tendrás que hacer es ocuparte de introducir cada gasto y cada ingreso en las pestañas de Enero a Diciembre y verás cómo el resto de tablas y gráficas se van completando por ti al instante.

¿Y qué tal una app para el control de gastos?

A estas alturas me dirás:

Y con el montón de aplicaciones para el móvil que existen hoy en día para controlar tus gastos, ¿no sería mejor utilizar alguna de ellas en lugar de una hoja Excel?

Puede que sí.

O puede que no.

Como te dije al principio, no existe un sistema mejor o peor.

Si crees que una app te va a facilitar la vida, adelante.

Lo importante es utilizar un método con el que te sientas más cómodo y ser constante.

¿Mejor app para control de registros y gastos?

Existen muchas apps para controlar tus ingresos y gastos. Sin embargo, no te puedo decir cuál es la mejor porque yo no las utilizo.

Yo, particularmente, no soy muy amigo de las aplicaciones para el móvil. Pero eso es una manía personal, totalmente criticable.

Algunos motivos por los que prefiero utilizar una hoja de cálculo son:

  • Puedo modificar la plantilla a mi gusto para adaptarla a mis circunstancias en cada momento.
  • Puedo hacer todo tipo de cálculos con mis datos.
  • Me resulta más fácil analizar la información sobre una pantalla de ordenador que en un móvil.
  • No me gusta saturar mi teléfono con apps porque al final acaba afectando a su rendimiento.
  • Las apps suelen pedir demasiados permisos, que muchas veces considero innecesarios para la funcionalidad que ofrecen. Creo que hay que tener mucho cuidado con la privacidad de los datos de tu móvil.

Pero también reconozco que uno de los principales motivos es que nunca he dedicado demasiado tiempo a analizar qué app me ofrece la funcionalidad que necesito y se ajusta más a mi operativa.

Es posible que algún día lo haga.

Prometo escribir entonces un artículo para contarte qué app recomiendo.

Por el momento, yo me siento a gusto con mi hoja de cálculo y el bloc de notas de móvil. Hasta ahora no me ha ido mal.

Y si algo funciona, ¿para qué cambiarlo?

Conclusión, por qué debes controlar tus ingresos y tus gastos

Si has llegado hasta aquí, ¡enhorabuena! Está claro que te preocupan tus finanzas y quieres empezar a tener un mayor control de tus ingresos y de tus gastos.

Déjame simplemente recordarte brevemente por qué es importante que lo hagas:

Por qué tener un control de ingresos y gastos
  • Sabrás exactamente cuáles son tus fuentes de ingresos y cuánto ganas con cada una de ellas.
  • Conocerás cuánto gastas cada mes y si tus ingresos son suficientes para cubrir ese nivel de gastos.
  • Serás más consciente de dónde va a parar tu dinero y eso te hará replantearte más detenidamente cada gasto que vayas a hacer.
  • Podrás analizar qué gastos puedes recortar para mejorar tu nivel de ahorro.
  • Identificarás qué servicios tienes contratados y en cuáles podrías buscar mejores ofertas o incluso darte de baja.
  • Serás capaz de identificar los llamados gastos hormiga, esos pequeños gastos que individualmente parecen insignificantes pero que en el cómputo del año suman un buen pico.
  • En definitiva, sentirás que tienes un mayor control sobre tu dinero.

Te he contado por qué deberías controlar tus ingresos y gastos y cómo hago yo para hacerlo. A partir de este momento, todo depende de ti.

Espero que mi experiencia te ayude a llevar ese control tú también.

Puedes seguir mi método o crear el tuyo propio.

No importa.

Lo único importante es empezar y hacerlo cuanto antes.

Ahora es tu turno.

Dime:

¿Ya estás controlando tus gastos o vas a comenzar a hacerlo?

¿Hay algo en mi plantilla que echas de menos?

¿Prefieres una hoja de cálculo o una app?

Cuéntamelo en los comentarios. Estaré encantado de leerte.

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